אחת המטרות המרכזיות בכל סקר ארגוני היא השגת שיעור היענות מקסימלי, במילים אחרות, שכמה שיותר עובדים יענו על הסקר בכנות ובמלואו. שיעור היענות נמוך לסקר מצביע על חוסר אמון של העובדים בתהליך וממצאים של סקר כזה לרוב אינם חד משמעיים ומעלים שאלה קשה לגבי התוקף שלהם. לכן, מדידה מוצלחת של כל סקר בארגון מתבססת על תשובות כנות ושיעור היענות גבוה מצד המשתתפים בו. אבל איך עושים את זה?
פעמים רבות אני נשאל על ידי מנהלים ומנהלות משאבי אנוש "מה אנחנו בארגון נוכל לעשות כדי לתרום להצלחת תהליך הסקר?" תשובתי מתמקדת באופן שבו הם צריכים לנהל את קמפיין הסקר. אני מסביר להם שניהול התהליך הלוגיסטי התומך בסקר צריך להיות אפקטיבי ומערב עבור כלל הגורמים בארגון ובהתאם, אני מצייד אותם בטיפים שמזניקים שיעורי היענות בכל סקר עמדות עובדים שאנו מבצעים.
באינפוגרפיק הבא ריכזתי את הטיפים הטובים ביותר לניהול קמפיין סקר ארגוני כדי שתוכלו לנהל אותו במומחיות ובכדי שתשיגו את המרב מהמחקר הבא שלכם. לגזור ולשמור:
1. הסבירו את היתרונות שבתהליך
הדבר הכי חשוב הוא הגישה החיובית לכלל הקמפיין. בכל סקר טמונים סודות להתייעלות ואפשרויות לשיפור הארגון עבור העובדים והמנהלים כאחד. תנו לעובדים שלכם סיבה טובה למלא את הסקר ועודדו אותם להשמיע את קולם ולתרום לצמיחה המשותפת.
2. ערבו דמות בכירה ומשפיעה
חשוב לוודא שמי שמשתף את העובדים והמנהלים בתהליך שהארגון צפוי לעבור יהיה דמות בכירה ומשמעותית בארגון. נהוג לרתום את המנכ"ל או את סמנכ"ל משאבי האנוש לטובת ההסבר על חשיבות הסקר ותועלתו לכלל הארגון.
3. התחייבו לאנונימיות!
תחושת אנונימיות בסקרי עובדים היא הגורם מספר אחד להגברת שיעור היענות.
הדרך הטובה ביותר להבטיח לעובדים אנונימיות היא לשכור יועץ או חברת סקרים חיצונית ולשקף זאת לעובדים באופן ברור וגלוי. חשוב לבסס אמון עם העובדים בנושא זה ולספק להם את הביטחון לענות על הסקר ולעשות זאת בצורה כנה.
בנוסף, סקר אנונימי מאפשר לארגון להשיג מידע שלעולם לא היה יוצא החוצה בשיחות של פנים אל פנים. להחמיץ את ההזמנות הזאת זה בזבוז נוראי ולכן כל ארגון חייב למנף את ההזדמנות ולעשות את המאמץ הדרוש כדי לספק לעובדים שלו סקר אנונימי. במקרים בהם הסקר מתבצע על ידי הארגון עצמו, גם כאשר הסקר באמת אנונימי, העובדים אינם חשים מוגנים מספיק, שיעור ההיענות נפגע וכך גם כנות התשובות של המשיבים.
4. דאגו שהסקר לא יהיה ארוך וכבד
חשוב שסקר לא יגרום להתשה ולנטישה של המשתתף. אם העובד לא ידע כמה זמן הסקר צפוי לקחת לו והוא יחליט לנטוש את הסקר באמצע הסיכוי שהוא ישוב וימלא את הסקר בהמשך צונח. בתכנון הסקר חשוב לבצע פיילוטים ולבדוק כמה זמן לוקח לענות על הסקר ולהשתדל שלא יעבור את גבול ה-10 דקות. חשוב מאד לספר לעובדים כמה זמן בממוצע הסקר צפוי לקחת.
5. אפשרו גישה לסקר ממגוון פלטפורמות ומכשירים
נוחות וזמינות זה שם המשחק. סקרים המודפסים על נייר אוטומטית זוכים לשיעור היענות נמוך. גם סקרים שניתן לענות עליהם רק מהמחשב נפגעים בהיבט זה כיוון שאנו רגילים לבצע כל פעולה היום גם מהטלפון וגם מהטאבלט – דאגו לספק לעובדים שלכם דרך נוחה ופשוטה לענות על הסקר מכל מכשיר ובכל זמן שנוח להם.
אצלנו ב-Guru אנחנו מספקים לארגונים שירות שמאפשר לעובדים לענות על סקרים בנוחות ובקלות דרך המחשב הטאבלט והמובייל. בנוסף, ניתן להפיץ ולתזכר את הסקר דרך מייל, סמס ובערוצי תקשורת נוספים. המטרה היא לספק לעובדים גישה נוחה ומיידית לסקר. כמעט בכל ארגון שעבדנו עמו 50% מהמשיבים שענו על הסקר עשו זאת באמצעות הטלפון הנייד שלהם.
6. שווקו את הסקר ושלחו תזכורות
לתזכורות יש השפעה עצומה על שיעור ההיענות הסופי. יש 2 סוגים של תזכורות:
א. תזכורות פיזיות במקום העבודה:
שלטים ו"פרסומות" שנועדו לעודד את העובדים למלא את הסקר משחקים תפקיד כפול, הם מהווים תזכורת פיזית לתהליך שהארגון נמצא בו בזמן נתון וגם ממחישים לעובדים את הרצון של הארגון לשמוע את קולם ודעתם.
ב. תזכורות במייל וSMS
מייל וסמס מתוזמנים שקוראים לעובדים למלא את הסקר עובדים נפלא. שימוש מושכל ונכון בתזכורות כאלו משיג תוצאות טובות מאד בשיפור אחוז ההיענות. חשוב לתכנן מראש זמנים ושעות שונים ואופטימליים בהם יישלחו התזכורות על מנת שיהיו אפקטיביות ולא מטרידות.
7. תנו אפשרות לצאת מהסקר ולחזור אליו בהמשך
תרחיש אפשרי שעשוי לייאש הוא מצב שבו עובד התחיל לענות על הסקר והיה חייב לעצור באמצע אך כשחזר בזמן בהמשך היה צריך להתחיל מהתחלה. הרבה עובדים יכולים לוותר בשלב זה ולא ימלאו מהתחלה. דאגו שתהיה להם אפשרות חזרה מהמקום בו הפסיקו ועדכנו אותם לגבי אפשרות זו.
8. השתמשו במידע מסקרים קודמים
תחקרו את ההיסטוריה הארגונית שלכם עם סקרים קודמים ותלמדו מזה. מה עבד ומה לא? למה? מה היו שיעורי ההיענות הקודמים? באיזה תקופות בשנה בוצע הסקר? כמה זמן ארך הקמפיין?
ע"י שאלת השאלות האלה ניתן ללמוד הרבה על מה שיכול להוביל להצלחה של הקמפיין הנוכחי!
9. תמריצים – נגד ובעד
הצעת תמריץ אישי לעובד שמילא את הסקר עשויה לפגוע לו במוטיבציה האמיתית לענות על הסקר. אף עובד לא ישתף את דעתו בכנות רק בשביל כוס קפה או תמריץ קטן אחר מתנה כפי שנהוג לעשות בסקרי לקוחות. יחד עם זאת הצעת תמריץ מחלקתי במידה וישיגו שיעור היענות משותף גבוה מיתר המחלקות (לדוגמא) זה רעיון יעיל שאינו פוגע במוטיבציה האמיתית.
10. המשיכו את השיחה ותעמדו מאחורי הבטחותיכם!
זה הזמן לסגור את המעגל, לומר תודה על שיתוף הפעולה ולתקשר את תוצאות הסקר – ביסוס אמון בתהליכי סקר עתידיים תלויים רבות בשלב זה. עובדים שחשו כי קולם נשמע יטו להיות מאד חיוביים לגבי תהליכי סקר עתידיים והם יהיו השגרירים שלכם בסקרים הבאים ויעודדו עובדים אחרים למלא גם את הסקר מתוך היכרות אישית עם הכוח שבמשוב.
הפכו את התהליך לשיחה מתמשכת עם העובדים ושתפו אותם בהשלכות ובפעולות שנובעות מן הסקר הארגוני. חשוב להעביר חזרה מידע רלוונטי מהתוצאות לכלל העובדים ולהמחיש להם שהארגון הקשיב לקולם והוא מתכוון להגיב ולפעול לשיפור הבעיות ולשימור ההצלחות שעלו מן הסקר.
לסיכום:
ישנן לא מעט פעולות שמנהלים בארגון יכולים לבצע כדי להפוך את הסקר להצלחה. בפעם הבאה שאתם מנהלים קמפיין סקר בארגונכם הקפידו להשתמש בטיפים שהוצגו כדי למקסם את החזר ההשקעה שלכם בתהליך.
יש לכם טיפים נוספים משלכם? שתפו אותנו בתגובות
